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EProcurement 2016  - Aussichten und Möglichkeiten

Moderne Beschaffung auch bei Klein- und Mittelbetrieben

Die elektronische Beschaffung und ein stark verändertes Einkaufsverhalten durchdringen immer intensiver und nachhaltiger alle Marktsegmente. Immer mehr Kunden aus Industrie, Verwaltung und Handwerk verlangen von Ihren Partnern Infrastrukturen, die Anfragen und Bestellungen rund um die Uhr ermöglichen. 

Durch diese Entwicklung ergeben sich für Hersteller und Fachhandel völlig neue Herausforderungen und Chancen. Es gilt, sämtliche ertragsrelevanten Prozesse kritisch zu prüfen und zu optimieren. Das betrifft alle Bereiche vom Produktdaten-Management über das Marketing bis zur Optimierung der Logistik. Jeder Betrieb muss sich immer wieder fragen, warum sein heutiger Kunde auch morgen noch bei ihm einkauft.

Nach einer aktuellen KPMG-Studie entstehen für jeden einzelnen konventionellen Beschaffungs-Vorgang bei den sog. „C-Teilen" Prozesskosten von durchschnittlich 89,00 Euro. Dieser Wert ist unabhängig vom Einstandspreis, vom Warenwert und der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens. Die elektronische Beschaffung über das Internet kann eine Verringerung dieser Prozess-Kosten um bis zu 70% erreichen.

Die Brisanz dieser Zahlen und die notwendigen Reformen im Bestellprozess waren bisher nur ein Thema in Großbetrieben, wo hauptberufliche Controller mit der Optimierung von Prozessen beauftragt sind. Auf etablierten Beschaffungsplattformen sprach  man bisher davon, dass  „Die Nutzung solcher Plattformen als Digitalisierungs-Netzwerk eine geschlossene Veranstaltung für Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern ist."  (eine Einschätzung des Marktes, die für 2016 sicherlich nicht mehr gelten kann).

Auf dem Gebiet der Elektronischen Beschaffung wurden in der Vergangenheit komplexe Softwarepakete entwickelt, die in Anschaffung und Unterhalt fast immer eine sechsstellige Investition erforderten. Dazu kamen hohe Aufwände für die Analyse der Beschaffungsprozesse und ihre Abstimmung auf die neuen Programmfunktionen. Ein weites (teures) Feld für Berater und Seminarleiter - aber aus Kostengründen kein Thema für den Mittelstand.

Die hier geschilderte Situation war der Ausgangspunkt für Überlegungen, den Beschaffungsprozess der Klein- und Mittelbetriebe (sog. KMUs), der Kommunen und anderer Abnehmer der C-Teile zu analysieren und auf die nächsten Jahre zu projizieren. Gleichzeitig wurde in die Überlegungen auch der Beschaffer als „Privatperson" mit einbezogen. Durch diesen mehrschichtigen Ansatz ergaben sich völlig neue Erkenntnisse.

Die gefundene Lösung war ganz einfach:
es musste ein Beschaffungs-Prozess „wie bei amazon" entwickelt werden.

Durch diesen logischen Ansatz war es möglich, die Architektur der bereits vorhandenen OSG-Multishop-Lösung zu verwenden. Aus einem klassischen Shopsystem (mit B2B-Ansatz) sollte sich ein kostengünstiges aber sehr effizientes Beschaffungssystem entwickeln, das möglichst ohne einen hohen Beratungsaufwand als Online-Applikation sowohl vom Technischen Handel als auch vom Beschaffer (KMU, Kommune, Bauunternehmen usw.) eingesetzt werden konnte.  Von höchster Priorität war dabei die Konzentration auf die „Kernprozesse" in der Beschaffung. Nur durch diesen Ansatz konnte eine hohe Standardisierung der Prozesse und damit die kostengünstige Realisierung als Softwareprodukt erreicht werden.

 

Ausgangs-Situation bei den Beschaffern (Istzustand)

  • Viele Artikel werden traditionell ohne Mindestmengen, unkontrolliert mit unregelmäßiger Bestellfrequenz bei einer Vielzahl von Lieferanten bestellt.
  • Der Meister, Facharbeiter oder Lagermitarbeiter ermittelt durch Sichtprüfung wiederholt die Bestellerfordernis für bestimmte Artikel und geht dafür mehrfach im Monat zum Lager.
  • Der Bedarf wird sehr spät festgestellt, Kleinbestellungen müssen als Eilbeschaffung abgewickelt werden. (spontane Abholungen beim Lieferanten)
  • Die Bestellanforderung wird schriftlich oder telefonisch an den Meister gemeldet, die Bedarfsmenge wird aufgrund von „Erfahrungen" abgeschätzt.
  • Oft erfolgt die direkte telefonische Bestellung bei willkürlich ausgewählten Lieferanten ohne Bestellnummer.
  • Der Einkauf hat oft Rückfragen.
  • Der Einkauf prüft die Bestellmöglichkeiten, telefoniert mit mehreren Anbietern und freut sich, wenn er einen Schraubendreher günstig eingekauft hat.
  • Die Bestellmenge wird vom Einkauf oft ohne Rücksprache nach „Erfahrung" korrigiert. Manchmal muss die Bestellung noch von Vorgesetzten manuell genehmigt werden.

 

Beschaffungsprozess mit OSG-Multishop-Modul (Sollzustand)

  • Aus den Gesamtkatalogen werden zielgenau nur Teilsortimente (Katalogansichten) für einzelne Kostenstellen oder Mitarbeiter freigeschaltet. Angezeigt werden nur die Kategorien, die nach den Benutzerrollen erlaubt sind
  • Es werden einmalig Budgetgrenzen für die Bestellungen festgelegt (Mengen, Zeiten, Werte). Innerhalb dieser Grenzen kann ein Beschaffer selbständig einkaufen. Das heisst, er kann eigenverantwortlich unter Beachtung vorgegebener Richtlinien Artikel auswählen und bestellen.
  • Übersteigen Werte oder Mengen einer Bestellung die vereinbarten Grenzen, wird eine Genehmigungsinstanz über die Bestellung informiert. Dort wird die Bestellung genehmigt oder abgewiesen.
  • Wurde die Genehmigung erteilt, oder war die Bestellung des Mitarbeiters innerhalb seines Bestellrahmens, wird die Bestellung in elektronischer Form an den Lieferanten übermittelt.
  • Der Vorgesetzte hat die Möglichkeit, die Bestellungen der Beschaffer einzusehen.
  • Lieferung und Abrechnung unterliegen den vereinbarten Prozess-Regeln.
  • Die Bestelldaten werden in einem vereinbarten Format in das ERP-System des Lieferanten übertragen.
  • Entspricht die Lieferung der Bestellung kann der Beschaffer den Erhalt der Produkte bestätigen.
  • Der Wareneingang kann über das Beschaffungs-System gebucht werden. Den Positionen der zugehörigen Bestellung wird ein Lieferstatus zugewiesen (volle Belieferung, Teillieferung)
  • Das ERP-System übernimmt die Zahlungsabwicklung

   

Grundsätzliche Anforderungen an die Software

  • Problemlose Verwaltung auch sehr großer Datenmengen
  • Komplexe Suchfunktionen (sowohl in Einzelkatalogen als auch im Gesamtsortiment)
  • Verbindung zu verschiedenen ERP-Systemen (auch mit gemischten Warenkörben - sog. „Ordersplitting")
  • Zugriff zu SAP-Schnittstellen (Beispiel OCI)
  • Verfügbarkeit im Netz - keine zusätzlichen Software-Lizenzen

  

Entwicklung des Programms und heutiger Zustand

Die oben aufgeführten Kapitel der Zustandsbeschreibung und der Ziele klingen aus heutiger Sicht einfach, vernünftig und logisch. Tatsächlich sind sie aber das Ergebnis einer fast zweijährigen Entwicklung von der ersten Definition einer Grundidee bis zu einem fertigen Software-Produkt.

Nach der Freigabe der ersten vollständigen Version einer einsatzfähigen Lösung im November 2015 arbeiten heute etwa 30 Technische Händler mit dem OSG-System. Die aus dieser Praxis gemeldeten Kritiken (notwendige Prozess-Verbesserungen und Fehler) werden aktuell gesammelt und in definierten Produktzyklen (sog. Releases) in die Software eingearbeitet.

Zusätzlich zur Nutzung der Software aus der Sicht des PV-Händlers ergibt sich für 2016  ein sehr attraktives weiteres Einsatzfeld: die jetzt vorhandene Software kann  als moderne aber preiswerte Beschaffungs-Lösung dem gesamten Mittelstand (Kommunen, Straßenbau, Stadtwerke, Hoch- und Tiefbau und andere) vorgestellt werden. Durch den Einsatz der Software direkt bei den Beschaffern ergibt sich eine große  Chance für den PV-Handel, wenn er die Prozess-Beratungen leisten und die notwendigen Kommunikations-Strukturen und natürlich die Sortimente bereitstellen kann. 






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